La Transformación digital y la Gestión del cambio están muy unidas.
Una buena Gestión del cambio mejora como opera una empresa, como se enfrenta al entorno, a la competencia, como se adapta a las distintas situaciones a las que enfrenta, etc. Existe una una correlación directa entre la forma en que una organización gestiona el lado humano del cambio y cómo los proyectos de Transformación digital desembocan en éxito.
Una buena Gestión del cambio radica en la creación de habilidades para afrontar las transiciones, según las necesidades de cada emprendimiento, y cobra importancia el manejo de la Curva de cambio para minimizar el impacto y reducir el tiempo.
Todas las empresas son diferentes, en muchos aspectos, y entre ellos, se encuentran los distintos niveles de maduración en la Gestión del cambio.
Las más avezadas tendrán un camino suave, con muchas alternativas ante las dificultades y, las menos maduras deberán aprender, poner mayor atención, tomar recaudos complementarios, recorrer un camino trabajoso y desafiante.
Existen diferencias significativas entre los niveles, la Transformación digital será mucho más rápida, fácil y exitosa, si una empresa se encuentra cerca del escalón más alto y por supuesto, adelantada a su competencia.
Vamos a tomar como referencia el modelo de niveles de Maduración de Gestión del cambio de Prosci, con 5 niveles, y podremos descubir las características de cada uno y como escalar para avanzar en el rendimiento de los proyectos de Transformación digital.
Nivel 1
Empresas que no aplican Gestión del cambio o lo hacen Ad hoc
Estas organizaciones no son conscientes de la existencia de Gestión del cambio o no la consideran como un proceso necesario para sus planes.
Los proyectos de las empresas que se encuentran en este nivel tienen las siguientes características:
- Se centran en aspectos técnicos
- No consideran apoyar a las personas involucradas en el cambio
- Poca o ninguna comunicación formal sobre el tema
- Los individuos se enteran de los proyectos por rumores, no por comunicaciones empresarias
- No hay habilidades para gestionar el cambio, ni para entrenar
- Se observa resistencia, sorpresa y enojo de parte de las personas
- La productividad disminuye
- El volumen de negocios aumenta y hay confusión
- No existe integración de Gestión de cambio y Gestión de proyectos
¿Cómo ascendemos al nivel 2?
- Informarnos y asesoranos sobre Gestión del cambio
- Plan de formación sobre el tema
- Consulta e incorporación de un profesional
Nivel 2
Empresas que aplican Gestión del cambio solo en proyectos aislados
Se utilizan algunos elementos de gestión, pero sin consistencia,sin plan, sin recolección de datos. No está estructurado ni está centralizado. Muy pocas personas en la organización tienen habilidades para gestionar el tema.
Los proyectos de las empresa que se encuentran en este nivel tienen las siguientes características:
- Los pocos proyectos que se gestionan no tienen planificación, ni estandarización del proceso. Hay gran variabilidad
- Poca comunicación
- La gestión es la respuesta a inconvenientes, a medida que se desarrollan los proyectos
- Poca o ninguna interacción entre los proyectos a los que se aplica la gestión de cambio. No se aprende, por lo que cada inicio significa comenzar siempre desde 0
- Los ejecutivos no poseen habilidades formales para gestiones, no han sido capacitados y lo que han aprendido en la experiencia resulta insuficiente
- No existe integración entre Gestión del cambio y Gestión de proyectos
- Se notan diferencias entre proyectos con gestión y sin ella: menos inconvenientes, predisposición positiva, mejoras en la productividad
Consejos para subir al nivel 3
- Informarse sobre las mejores prácticas sobre Gestión del cambio. Casos prácticos y reales
- Recopilar información de cambios anteriores en la organización, reconocer a las personas entrenadas, reunir herramientas utilizadas, etc.
- Crear equipos para aplicar los principios de Gestión del cambio
- Iniciar un plan de apoyo para su uso en la organización
Nivel 3
Empresas que se limitan a aplicar la Gestión del cambio en varios proyectos o solo en algunas áreas
Los proyectos de las empresa que se encuentran en este nivel tienen las siguientes características:
- Se utiliza Gestión del cambio estructurada, pero es la misma en todos los proyectos.
- Hay intercambio de conocimientos y experiencias entre los distintos departamentos
- No existen normas de aplicación, por lo cual coexisten proyectos con Gestión de cambio y proyectos directamente sin gestión
- Los ejecutivos tienen formación, capacitación y herramientas para entrenar a las personas involucradas
- No existe un programa formal en la organización
- La Gestión de proyectos comienza antes de la Gestión del cambio
Consejos para pasar al nivel 4
- Seleccionar una metodología común para todos los proyectos y departamentos de la empresa
- Obtener el apoyo de los dueños o directivos para aplicar la gestión en cada proyecto
Nivel 4
Existe un enfoque común para la aplicación del Gestión de cambio en cada proyecto de transformación
Los proyectos de las empresa que se encuentran en este nivel tienen las siguientes características:
- La Gestión de cambio y Gestión de proyectos se inician juntos y se siguen ambos hitos
- Reconocimiento de la importancia de la aplicación de la Gestión de cambio
- La adopción no es del 100%, todavía se necesitan habilidades adicionales y ajustes
- Los ejecutivos tienen capacidades y entrenamiento en la Gestión de cambio
- Existen equipos avocados al tema
Consejos para subir al nivel 5
- Analizar las áreas de la organización que no aplican la metodología
- Crear una posición formal o grupo que se encargue de las mejoras, la implementación y el control
Nivel 5
La Gestión de cambio es parte de las habilidades de la organización y una pieza relevante de un proceso continuo
Los proyectos de las empresas que se encuentran en este nivel tienen las siguientes característica:
- El trabajo de Gestión del cambio comienza antes que el proyecto mismo
- La Gestión de cambio es vista como una práctica estándar
- Es una prioridad y un objetivo estratégico
- Todos comprenden que está relacionada con proyectos exitosos
- La organización recopila datos que permiten la mejora continua de la metodología de Gestión del cambio, herramientas y formación
- Existen amplios conocimientos del tema en todos los niveles de la organización
- ROI mayor, menor pérdida de productividad y menos resistencia de los empleados para cambiar toda la organización
Contar con un sistema de Gestión del cambio reduce la probalidad de inconvenientes graves, errores fatales o fracasos en los proyectos de Transformación digital.
Los métodos más eficaces utilizan procedimientos repetibles y controlados, pero trabajan mejor cuando se adaptan a las necesidades de cada proyecto.
Implementar un sistema de Gestión del cambio requiere un programa de capacitación que ayude a los involucrados a comprender los conceptos que se deben aplicar y llegar en conjunto al éxito de una completa Transformación digital.
¡Infórmate acerca de la Transformación digital y la Gestión del cambio para tu proyecto!
Apasionada por el Marketing digital. Me dedico al Marketing de contenidos, al Inbound, a Social Media y a la Transformación digital de Pymes.
