Curva de cambio: ¿cómo usarla y mejorar la Transformación digital?

“Nunca creí que pudiéramos transformar el mundo,

pero creo que todos los días se pueden transformar las cosas”

Françoise Giroud, escritora y política francesa

 

El Cambio organizacional, necesario en la Transformación digital, no se produce por la simple implementación de nuevos procesos, de estructuras o por programas de capacitación.

Una empresa está transformada porque las personas dentro de ella se modifican y se adaptan a los nuevos requerimientos de su trabajo.

 

Una empresa cambia cuando cada individuo ha pasado por el cambio personalmente y lo ha superado con éxito

Si buscamos un Cambio organizacional para nuestra empresa y, son las personas involucradas las que producen este fenómeno, podemos gestionar la transformación desde este ángulo para hacerla más rápida, más fácil y segura.

Este no es un problema menor, los cambios pueden ser traumáticos para algunas personas incluso puede llegar a la pérdida de su empleo, de su jerarquía o sumergir a la organización en contrariedades.

¿Cómo gestionar un proceso de transformación exitosa?

Un método es entendiendo sus etapas y conociéndolas, así podremos actuar en el momento oportuno.

La Curva de cambio es muy útil como herramienta para guiar a las personas, grupos y organizaciones a entender, aceptar y administrar el proceso de Transformación digital.

Según MindTools, en sus 4 etapas nos muestra:

• Cómo reaccionarán los individuos involucrados ante el cambio ¿Qué comportamiento podemos esperar?
• Dónde actuar para disminuir los riesgos y aumentar el éxito

 

 

Etapa 1: El shock

«¿Cambiar? Cuando lo hagan las colinas»

Emily Dickinson, poetisa estadounidense

 

Imaginemos que pertenecemos a una empresa con procesos definidos, estables, nos encontramos cómodos,  seguros de nuestro poder, de nuestros puestos, de nuestra experiencia, estamos en statu quo.

Nos enteramos por un rumor o por un comunicado oficial, pero inesperado, sobre el anuncio de un cambio: ha llegado la hora de que la Transformación digital se haga oficial, monitoreada y controlada.

La primera reacción es de choque, de sorpresa y, de inmediato la negación, el enojo, ya que sentimos que se desafía la estabilidad que hemos logrado hasta el momento.

¡No puede ser! ¿Por qué ahora? ¡No va a funcionar! ¡Esto no puede estar pasando!

Se incluyen comportamientos de rebelión, protestas, preocupación, críticas y resistencia hacia lo desconocido.

Se hace evidente el miedo debido a amenzas reales o imaginarias. Debemos prestar atención a todas las manifestaciones para evitar desembocar en una confusión difícil de revertir.

¿Qué comportamientos podemos esperar en esta etapa de defensa?

• Evitar conversaciones sobre el tema
• Aguardar despreocupadamente
• No tomar tomar iniciativas.
• Actuar como si nada estuviera pasando, así el temor se enmascara
• Realizar solo el trabajo de rutina
• No cooperar en las actividades relacionadas con el cambio
• Ser quisquillosos
• Culpar a otras personas por las contrariedades que se presentan
• Criticar los métodos del proceso de cambio
• Trabajar en forma ineficiente
• Perder oportunidades de mejora
• Posponer nuevas actividades
• Permanecer pasivos

 

Etapa 2: La resistencia

«Todos los cambios, aun los más ansiados, llevan consigo cierta melancolía»

Anatole France, escritor francés

 

A continuación, ingresamos en esta etapa estresante y desagradable, y quedarnos estancados aquí, no nos conduce al éxito sino a un torbellino nocivo.

Nos centramos en lo que perdemos y no en lo que podemos ganar, manifestamos inconformidad con una actitud defensiva (pasiva o activa) por miedo a nuestro futuro.

¡Voy a buscar otro empleo! ¡Ya está todo decidido, no se puede hacer nada! ¡No saben lo que hacen! ¡Esto va para peor!

Esta etapa está llena de sensaciones confusas y ambivalencia:  pérdida de poder, de status, de control, de territorio, de experiencia, de relaciones y de antigüedad, pero tenemos dudas. ¿Quizás funcione una parte?

¿Qué comportamientos podemos esperar en esta etapa de miedo?

• Renuencia a iniciar un proyecto.
• Aguardar directivas u órdenes para comenzar a trabajar en nuevas actividades
• No tomar iniciativas.
• Rememorar fracasos pasados
• Promover críticas del proceso de Transformación digital
• Poner en duda la capacidad de la dirección, los ejecutivos, los agentes de cambio, etc.
• Fomentar el clima negativo
• Mala predisposición a las actividades sugeridas
• Objetar las indicaciones
• Proponer nuevas ideas sobre temas ya decididos
• Sentir desconcierto y depresión, trabajar a desgano

 

Etapa 3: La aceptación

«Si queremos que todo siga como está,

es necesario que todo cambie»

Giuseppe Tomasi di Lampedusa, escritor italiano

 

El panorama se va aclarando, hay cierto optimismo y aceptación, comenzamos  a aceptar los cambios como necesarios e importantes para nuestro futuro y el de la empresa. La curiosidad y la exploración sobre la Transformación digital que se está llevando a cabo nos invade. 

¡Es bueno, no es tan malo! ¡Soy parte de un grupo de trabajo! ¡Puedo hacerlo! ¿Cómo me adapto? ¡La Transformación digital es posible y quiero contribuir!

Nuestras actitudes y nuestra mente están preparadas para aprender nuevas formas de desempeño, trabajar en conjunto y planificar para el futuro.

Nos sentimos estimulados y al mismo tiempo abrumados por todo lo que tenemos que adquirir.

Esta etapa de exploración tiene una dualidad, vemos al cambio:

• como una nueva amenaza
• como una oportunidad

 

¿Qué comportamientos podemos esperar en esta etapa de consentimiento?

• Mucha energía para trabajar en el proceso
• Buena predisposición para las nuevas tareas
• Buscar nuevas formas de trabajar más productivas.
• Aprender, investigar sobre el tema
• Deseos de participar
• Tomar iniciativas
• Colaborar con los compañeros de grupo

 

Etapa 4: el compromiso

«Cuando las circunstancias cambian, yo cambio de opinión.

¿Usted que hace?»

John Maynard Keynes, economista inglés

Estamos comprometidos con el cambio, lo aceptamos, lo internalizamos, reconstruimos nuestra forma  de trabajar y comenzamos a ver los beneficios que nos aportan. Aumentamos nuestra productividad y mejorarmos la gestión de nuestro tiempo.

La característica principal de esta parte es el asentamiento de las nuevas modalidades y su permanencia.

¿Qué comportamientos podemos esperar en esta etapa de acuerdo?

• Confianza y control
• Orgullo y entusiasmo por lo realizado
• Festejo de logros
• Aumento de autoestima
• Adquisición rápida de nuevas capacidades e implementación inmediata
• Compromiso para alcanzar los objetivos
• El trabajo se torna eficaz y eficiente
• Entusiasmo al ver los resultados
• Tomar conciencia del verdadero proceso de Transformación digital y todo lo que ha implicado

 

Cómo usar la Curva de cambio a nuestro favor

El trayecto que recorre la Curva del cambio, desde el statu quo hasta lograr nuestros objetivos, puede llevar días, semanas, meses e incluso años. No sabemos cuánto tiempo tomará nuestra Transformación digital, si la dejamos que siga sola su proceso, y debemos asegurarnos de no quedarnos varados en alguna de las etapas, ir de la primera a la útima lo antes posible y salir fortalecidos.

Podemos tomar el control:

• De hoy, como el pasado que ha caducado
• Hacia el futuro,como un nuevo comienzo deseado

Ya conocemos la mayor parte de las reacciones, los sentimientos que podemos aguardar en las cuatro fases y la forma que tiene la curva, ahora hay que actuar sobre ella.

El objetivo es lograr que el tiempo de duración será el mínimo posible y el impacto negativo se reduzca considerablemente. 

Si logramos que la curva sea menos profunda, más plana y más corta, obtenemos menos tiempo y menos impacto.

• Ayuda a los involucrados a pasar más fácil y rápido las etapas
• Acelera el cambio
• Aumenta la probabilidad de éxito

 

¿Cómo reforzar la seguridad y el ánimo?

¿Cómo evitar una curva más pronunciada o que se alargue en el tiempo?

¿Cómo aplanarla y acortarla?

Ahora que la comprendemos, podremos actuar sobre ella y sobre el cambio organizacional en nuestra Transformación digital.

¿Cómo actuar?, depende de la etapa en la cual nos encontremos.

Gary Austin, North Star Facilitators, recomienda centrarse en:

• Fase 1 la dinámica interpersonal
• Fase 2 herramientas personales, ya que muchas veces es es una fase oculta cargada de sentimientos
• Fase 3 el pensamiento estratégico de cómo los involucrados se adaptarán y trabajarán en el futuro
• Fase 4 la visión de la Transformación digital y del cambio organizacional

Tanto en la fase 1 como en la 2 sabemos que la confianza y la capacidad de obtener resultados disminuye, hay que reforzarla.

Estas aumentan en las etapas 3 y 4, hay que dar apoyo para recuperarlas.

Etapa 1

Se requiere tiempo de adaptación. Brindar ayuda e información acerca de lo que está sucediendo es la clave en este paso. Es una fase importante para la comunicación, se establecerán cimientos y debemos estar cerca de lo que sucede, pero asegurarnos de no abrumar, apurar o acosar a las personas involucradas. Dar espacio.

La información debe estar disponible en distintos formatos, proveerse en  cantidad y lugar adecuado. Sin embargo, como las personas podemos absorver una cantidad limitada de datos a la vez, pero no todas son iguales ni la cantidad de información que pueden manejar, elementos complementarios para ampliar los contenidos es una buena medida.

Para implementar:

• Brindar información, siempre
• Ofrecer soporte y contenidos complementarios
• Responder a preguntas
• Armar grupos de conversación
• Iniciar proyectos fáciles
• Solucionar algunos problemas en grupo
• Practicar la escucha activa
• Entrenar un gestor de cambio para monitorear el proceso
• Crear un logo especial para el proyecto de Transformación digital

Etapa 2

Esta es la fase de mayor peligro, de mucha carga emocional, si se comunica equivocadamente o la relación que se establece es mala, la organización puede caer en una crisis. Se necesita que estemos preparados para atender a los reclamos, preocupaciones, objeciones y críticas. La comunicación debe ser clara y transparente.

Para implementar:

• Fomentar el buen humor y la cooperación
• Crear oportunidades para hablar de los sentimientos que provoca el cambio y cómo manejarlos
• Apoyar y entrenar
• Proveer información adicional concreta y concisa
• Dar ánimo y proponer proyectos de mediana complejidad

Etapa 3

Conforma el punto de inflexión, comienza a transitar la fase de cambio propiamente dicha. Hay mucho aprendizaje y adaptación.

Para implementar:

• Apoyo en las actividades
• No exigir el 100% de rendimiento
• No ejercer demasiada presión, dejar que la etapa transcurra, pero sin perderla de vista
• Armar grupos de conversación sobre los cambios, objetivos, tendencias
• Intercambiar ideas sobre: ¿Cuál es la visión personal de cada individuo involucrado en el proceso?
• Ofrecer planes de formación y capacitación
• Implementar sistemas de trabajo transitorio

Etapa 4

Se evidencian las mejoras con las nuevas forma de trabajar, se aceptan, y cada día se hace más productivo. El equipo comienza a ser eficiente, eficaz y se levanta el ánimo al ver los resultados de su trabajo.

Para implementar:

• Reflexionar sobre lo que ha cambiado
• Conversar sobre casos de otras empresas que han realizado la Transformación digital en forma exitosa
• Implicar, alentar
• Recompensar
• Cierre de la etapa por un ejecutivo a cargo o dueño
• Ofrecer planes de capacitación y actualización
• Celebrar

Muchas veces estos aspectos del cambio, que hemos mencionado, pasan desapercibidos porque estamos muy ocupados en otros temas referidos a la Transformación digital, pero no olvidemos que las personas hacen al cambio en una empresa y que el cambio se produce por su propia transformación.

Tener en cuenta el Cambio organizacional y a las personas involucradas: cómo se produce, qué sienten, cómo reaccionan, cómo pueden mejorar, cómo trabajan; va a permitirnos anticiparnos y solucionar inconvenientes en el momento adecuado.

Dirijamos nuestra propia Transformación digital y no perdamos de vista las áreas comprometidas.

«Es el cambio, el cambio continuo, el cambio inevitable,

el factor dominante de la sociedad actual»

Isaac Asimov, escritor estadounidense

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