Es una situación, a veces espinosa, determinar cuándo y cómo realizamos los contenidos digitales, sin organización la tarea más sencilla puede parecer un trabajo abrumador. 
David Allen en su libro «Getting things done» (GTD), nos da idea de un método para tomar decisiones.
Yo lo he empleado, con muy buenos resultados, para producir contenidos digitales y quiero explicarles el método que adapté como una herramienta más de optimización en el trabajo de gestión de contenidos para la web.
Posiblemente al final de la jornada laboral, incluso aplicando este método, no se termine todo lo necesario, pero se habrá avanzado de acuerdo a nuestras decisiones de objetivos, valores y responsabilidades.
Esta fórmula nos permite:
- Facilitar las buenas elecciones sobre lo que se realice.
- Elegir las opciones de manera más inteligente.
- Aumentar la velocidad y eficacia en nuestras labores.
- Aumentar la seguridad en la selección de tareas a realizar.
- Confiar en que la decisión que tomamos es la opción más adecuada.
- Disminuir el stress.
Las elecciones siempre son dificultosas y más, cuando se está excedido de trabajo o perseguido por la fecha de entrega.
Con este procedimiento sencillo de recordar y de practicar, podremos organizar tanto el trabajo como darnos tranquilidad en la toma de decisiones.
Les presento el “Modelo de los cuatro criterios para escoger acciones a seguir”
- Criterio uno: Situación o contexto en el que nos encontramos.
- Criterio dos: Tiempo que tenemos disponible.
- Criterio tres: Energía que tenemos disponible.
- Criterio cuatro: Prioridades a realizar.
Veamos rápidamente que comprende cada uno, adaptado a la producción de contenidos digitales.
¿Me siguen?
Para comenzar, es ideal tomarnos unos minutos y crea una lista de tareas que tenemos que hacer, tanto sencillas como complicadas, aunque sea mezcladas, no importa en este momento.
¡El asunto es empezar! Iremos ordenando ideas.
Criterio uno: Situación o contexto
Es la primera consideración que tenemos que tener en cuenta siempre.
¿En qué situación estamos?¿Tenemos todo el material disponible?
¿Estamos limitados físicamente?¿La computadora está utilizable?
¿Tenemos las fotos e ilustraciones?¿Ya redactamos todo el texto o nos falta completarlo, revisarlo?
¿Tenemos acceso a las personas que necesitamos entrevistar?¿Funciona internet?
¿Puedo ver las mediciones de hoy? ¿Estamos en el lugar indicado con las herramientas que precisamos?
¿Muchos interrogantes? Sí, y también muchas más de acuerdo a nuestro proyecto actual.
Con las preguntas y los recursos vamos a ir delimitando que puedo o no puedo hacer en este momento.
Revisamos la lista y la separamos en dos, según la situación:
- Tareas para las cuales tenemos todo lo necesario para continuarlas.
- Tareas para las cuales no lo tenemos y hay que obtenerlo.
Continuamos con la primera lista al siguiente paso.
Criterio dos: Tiempo disponible
Es el segundo punto a considerar, y es importante que seamos realistas con esto.
Pensar que redactamos rápido o armamos un e-book en poco tiempo es descuidar ciertos aspectos del marketing de contenidos. Hagamos un trabajo bien realizado y marquemos tiempos verdaderos y posibles.
Ya sacamos algunas cosas del medio, que son imposibles de hacer porque tengo que reunir material para seguirlas.
Ahora vamos con el tiempo que disponemos para hacer contenidos.
Con agenda y reloj en mano: ¿Qué tiempo dispongo para hacer contenidos? ¿Tenemos reuniones previstas? ¿Tenemos que dar un webinario, asistir a hangouts? ¿Responder mail?
En definitiva, ¿Qué tiempo puedo y quiero dedicarles a los contenidos para la web?
Según la lista, colocar a cada lado los tiempos estimados de cada tarea y repartir de acuerdo al tiempo disponible.
Tarde o temprano tengo que realizar todas las tareas de la lista, así que, más vale que acomodarlas en algún momento aprovechando pequeños espacios libres.
Por ejemplo:
- Si tengo 10 minutos puedo seleccionar imágenes.
- Si tengo 20 minutos puedo hacer un torbellino de ideas para un post.
- Si tengo una hora puedo curar contenidos para los próximos días.
Criterio tres: Energía disponible
El tercer elemento a tener en cuenta y ya vemos que se encadena con los dos primeros.
Este criterio se basa en el conocimiento que tenemos de nosotros mismos: a veces tenemos menos energía a la mañana y más alrededor de las 18 h o viceversa, después del mediodía solemos tomar un descanso de lectura, por ejemplo. Tomemos en cuenta estos aspectos para determinar el criterio a seguir.
Según David Allen:
“No hay razón para no ser altamente productivo, incluso cuando uno no está en plena forma”
Aunque parezca que no puede ser cierto, ¡es cierto!
Podemos ser productivos aun cuando estemos “de capa caída”, pero tenemos que determinar en qué.
En este aspecto tratamos que la actividad provechosa concuerde con el nivel de vitalidad que poseemos en ese momento.
Para ello, consultamos de las listas que redactamos al principio con todas nuestras tareas pendientes.
Seleccionamos una o varias que requieran una energía mental o creativa reducida para realizar y le colocamos una letra, por ejemplo L (low), con marcador de color fluorescente si nos gusta. Las de mediana energía M y las de alta H.
Señalamos así la energía que nos consume cada tarea y a simple vista las identificamos.
Las de mediana y alta son fáciles de resolver, el asunto difícil es la letra L.
Digamos una actividad tranquila, por ejemplo: elegir fotos, ordenarlas, leer artículos breves, hacer copias, ordenar materiales de varios tipos; la usaremos para distendernos.
Si estamos atravesando una etapa de poca energía y no tenemos en claro estos aspectos todo nos parecerá excesivo, nos sentiremos peor y más lentos. Con ganas de ¡hacer nada!
¿Por qué no realizar quehaceres sobre los contenidos que en algún momento tenemos que elaborar?
Aprovechemos de estos bajones para beneficiarnos aumentando la energía.
¿Cómo?
Pues, cerrando frentes abiertos fáciles de cerrar. ¿Qué simple no?
¿Qué es un frente abierto?
En este caso, es tener constantemente la preocupación por realizar una tarea.
Criterio cuatro: Prioridades
¿El último criterio es prioridades?
Sí, prioridades es lo último a tener en cuenta. El último de la cola sin dudas.
Pero ¿La prioridad no es establecer un orden de primero que hay que realizar, por eso es prioridad?
Prioridad significa que hay asuntos más importantes que otros , pero…
Dentro del contexto o situación: ¿tenemos todo lo que necesito para realizarla? De lo contrario no podemos.
Con el tiempo que disponemos, sin no tenemos tiempo no podemos hacerla.
Con la energía que tenemos, si estamos con vitalidad reducida no lograremos el objetivo.
Entonces, ahora sí considerada la situación, el tiempo y la energía disponible, pasamos a las prioridades.
¿Qué es lo más importante que tenemos para hacer dentro de las opciones que fuimos seleccionando?
¿Qué contenidos digitales de los que tengo que producir dará mayores frutos ?
En este momento, tomamos las decisiones sobre qué tareas vamos a realizar cuándo, dónde y cómo.
Es comprensible que surjan siempre prioridades, urgencias, o como las llamemos, es parte de nuestro trabajo diario cuando realizamos contenidos.
Pero cuando nos damos cuenta de que no tenemos control sobre las otras tareas que no son de emergencia y se siguen acumulando… ¡Ay, mamita querida! también la angustia se acumula.
Este método permite que seamos conscientes de lo que estamos haciendo o no estamos haciendo, lo que disminuirá, sin lugar a dudas, nuestro stress.
¿Les gustó? ¡A ponerlo en práctica!
¡Y no te olvides de volver por más!
Apasionada por el Marketing digital. Me dedico al Marketing de contenidos, al Inbound, a Social Media y a la Transformación digital de Pymes.
