La Transformación digital es un proceso que, llevado a cabo en forma correcta, puede tomar algunos años completar los objetivos, pero podremos recoger beneficios en los hitos que nos propongamos.
Si es realizado en forma incorrecta, pueden pasar largos años retrocediendo en los negocios o desaparecer.
La Transformación digital, tarde o temprano, encuentra a todas las empresas de alguna manera: con tecnología como las computadoras, tablets, smartphones; con el uso de herramientas para envíos de e-mail, para administración de datos; con socialización en las Redes o búsquedas en internet, etc.
Un hecho importante que ayuda a toda empresa, sea grande o Pyme, es el compromiso con los individuos que integran la organización.
“La visión estratégica de una empresa es tan buena como la gente que está detrás de ella”, dice Capgemini Consulting.
El compromiso es un gran impulso, es como la primera marcha de un auto: tira hacia adelante.
Y la creación de compromiso necesita tiempo,dedicación y responsabilidad desde y hacia las personas involucradas: los directores, los dueños, los ejecutivos, los mandos medios, los empleados en general, los proveedores, los distribuidores…etc.
Un compromiso efectivo con la empresa no sucede de un momento para otro, hay que trabajar el corazón y la mente de los interesados.
El objetivo final es el cambio de cultura de la empresa hacia la “cultura digital”, nivelar la mente y el corazón de las personas de la organización para estar, todos, en “sintonía digital”.
No busquemos aprender a manejar herramientas sino a modificar el comportamiento, que sea agradable y no forzado.
El siguiente plan de trabajo es un ejemplo aplicable, pero hay que recordar la conveniencia de adaptarlo, o no, a cada empresa.
Las etapas propuestas se irán solapando, a medida que se incorporen nuevas actividades, sin embargo podremos evaluar cada una sin inconvenientes durante su desarrollo.
Las responsabilidades recaerán sobre los encargados de la Transformación digital y, ellos deberán tomar siempre la delantera. Cada empresa asignará a la persona más conveniente en ese rol y en cada trayecto del plan de trabajo.
Compromiso digital: plan de trabajo
Acciones en cuatro etapas
Primera etapa: de implementación inmediata, con duración aproximada de 15 días
- Iniciar y mantener la comunicación en dos direcciones (2.0).
Este tiempo lo dedicaremos a la creación de foros, blog, wikis, perfiles en Redes sociales, videos, infografías, etc., y todos serán materiales para uso interno.
Tendremos que notificar sobre los canales y herramientas que posee la empresa a disposición de los interesados e invitarlos a ingresar, a crear cuentas, a participar…
Tenemos dos vías disponibles para la comunicación: formal por e-mail, por ejemplo; e informal en una reunión, en el coffee break, etc.
El objetivo es fomentar la participación, el debate, la retroalimentación y, entender como sienten la Transformación digital.
- Promover los cambios culturales. De pensamiento «no digital (y sus variantes) a digital».
Las nuevas tecnologías y las nuevas formas de trabajo implican cambios culturales.
La empresa en Transformación digital entra en un mundo diferente al que estaba hasta el momento, se apoya en desequilibrios y disparidades. Las personas involucradas necesitan mayor y mejor información para sobrellevar las situaciones a las que se enfrentan, la empresa debe proveer ese asesoramiento.
Aquí, es importante el grado de «transparencia» como un nuevo valor de la organización, que va a favorecer la interacción entre los grupos de trabajo y fomentar la unidad de los interesados.
Forética (Asociación de empresas y profesionales de RSE, en España), en su estudio“RESEARCH N°5 El valor de la transparencia”, indica que la claridad en las organizaciones posibilita la apertura, genera confianza y facilita la rendición de cuentas a los grupos de interés.
Comuniquemos los avances, intenciones y pormenores del desarrollo de las actividades de la empresa.
De Gerencia.com señala: “Entre más directo y oportuno sea el contacto que se tenga con sus empleados, favorecerá la eliminación de rumores que provocan inestabilidad en el desempeño laboral”.
- Identificar a los entusiastas digitales. Serán los embajadores de nuestra Transformacion digital.
Son aquellos miembros que tienen pasión por lo digital. Ellos pueden conectar, contagiar y motivar a sus colegas. Actúan como defensores y evangelistas del cambio.
Ya reconocidos, podremos establecer actividades para fomentar su activa participación.
Aquí es donde los nuevos roles hacen presencia, la amistad digital pueden ser un agente de cambio poderoso. Nos brindarán el apoyo informal que necesitamos.
Al finalizar estos 15 días podremos realizar o completar, según el caso, la ficha de cada persona involucrada en la organización. De esta forma, seguiremos de cerca todas la actividades, los conoceremos, podremos medir, analizar y ajustar con datos más reales.
Segunda etapa: a continuación de la primera fase y con duración de alrededor de un mes
- Crear oportunidades para que la gente contribuya, ofreciendo concursos internos, programas de premios, eventos, colaboraciones, etc.
- Elevar el horizonte, es decir, el nivel para las habilidades digitales. Tengamos en cuenta que solo los que poseen capacidades digitales pueden participar en todas estas actividades que proponemos, pero nuestro objetivo es cambiar la cultura de la empresa, ¡de toda la gente!
Si no consideramos este punto, muchos quedarán afuera, y no por no querer contribuir, sino por no poder. Además, nos privaríamos de su aporte de generación de ideas, capacidad innovadora y retroalimentación.
Según Capgemini Consulting: “Los empleados se emparejan con los colegas de diferentes generaciones para compartir sus respectivas experiencias el uno con ell otro; empleados de alto nivel proporcionan entrenamiento de carrera, mientras los empleados más jóvenes contribuyen con habilidades digitales y perspectivas sobre cómo aprovechar mejor la tecnología”.
Aquí valen las reflexiones: ¿qué formación se necesita?, ¿dónde?, ¿cómo invertir en habilidades necesarias para llevar a cabo la Transformación digital?
Tercera etapa: sigue a la etapa anterior y con duración aproximada de seis meses
- Brindar los incentivos adecuados para ayudar al cambio. Sin ellos, los comportamientos son difíciles de variar. Consideremos identificar cuáles recompensas son las más adecuadas y eficientes para implementar en cada caso.
Los incentivos pueden ser materiales y no materiales, dependerá del caso.
¿Qué es un incentivo?
Todo lo que las personas valoran y puede ser desde un elogio, pagos o un regalo exclusivo. De esto se desprende que se pueden proporcionar premios con un bajo presupuesto.
Establecer un programa de incentivos, según La caja de herramientas comunitarias de la Universidad de Kansas, tiene sus beneficios:
- Levantan el ánimo
- Permiten mantener ayuda valiosa y atraer más ayuda
- Incrementan la productividad o lo que necesitemos promover
- Reducen el favoritismo real o percibido, al recompensar por igual a los empleados por sus acciones
- Enfocar en el cambio de comportamiento y no en las herramientas o en la tecnología.
Una opción para motivar puede ser la gamificación y, hacer la experiencia digital más gratificante: juegos en línea con misiones, niveles, trofeos, búsqueda del tesoro y medallas. Pueden estar relacionados con eventos de la empresa, con trabajos, con aprendizaje, etc., o con el mismo proceso de Transformación digital.
Cuarta etapa: Sustento de las actividades como un proceso continuo.
- Mantener todas las actividades de las etapas anteriores y las que vayan surgiendo con el tiempo.
Esto forma parte de la cultura digital de la empresa:
comunicación constante y transparencia
A menudo, hay personas que se integran a la organización y esta es una buena forma de involucrarlos rápidamente. Además, siempre hay novedades, nuevas formas de comunicarse, de trabajo y de establecer relaciones.
Recordemos en cada etapa y cada 30 días, por ejemplo, realizar medición, análisis y los ajustes necesarios para llegar a nuestros objetivos.
Dos elementos de información
Sobre la base de estas etapas construimos dos piezas que nos permitirán planificar y controlar:
- Diagrama de Gantt (Gantt Chart), ¿Qué actividades realizaremos, cuándo y cuánto tiempo? ¿Quién será el responsable?
¿Para que me sirve el Diagrama de Gantt?
Para programar tareas, dedicación y responsabilidades, durante los períodos determinados como etapas. La ventaja es que nos da idea clara de lo que está sucediendo en un momento del plan de trabajo. Podemos ver los progresos y descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y calcular los retrasos.
- Tabla de evaluación de riesgos (Risk assessment table) ¿Qué riesgos correremos y cómo serán? ¿Cómo mitigarlos?
¿Para que sirve?
Para identificar situaciones que podrían tener un impacto negativo en el plan de trabajo, cuantificar su gravedad y probabilidad.
La construcción de la tabla tiene dos elementos importantes: impacto en la empresa si sucediera y, probabilidad de ocurrencia del hecho. Ambos serán puntuados sobre la base de la experiencia, tendencias e investigaciones; sin priorizar ninguna de ellas.
La evaluación del riesgo estará dado por la multiplicación: impacto x probalidad. Obtendremos un número y veremos a qué grado de contingencia nos enfrentamos:
- Rojo ¡Alerta!, ¡no es aceptable!
- Verde ¡fácil de sobrellevar!
- Amarillo ¡Atención!¡Limitarlo!
Este es un buen plan de trabajo para comenzar, de todos modos, deberemos ampliarlo con calendarios editoriales para cada etapa, con el fin de llevar un control más estricto del compromiso en la Transformación digital.
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Apasionada por el Marketing digital. Me dedico al Marketing de contenidos, al Inbound, a Social Media y a la Transformación digital de Pymes.
[…] Aquí, debemos actuar apoyando a la gente, supervisando, aplicando técnicas para favorecer su compromiso. […]