20 errores comunes en reuniones de trabajo y 4 soluciones exitosas

Las empresas dedican muchas horas a las reuniones de trabajo y, estas forman parte de las actividades normales de los empleados o de los dueños. Tanto las organizaciones grandes como las Pymes no están exentas de participar en ellas.

Una reunión de trabajo es una oportunidad para crecer, conocer nuevas ideas, plantearnos diferentes puntos de vista y, determinar si las actividades en la empresa se están realizando correctamente o necesitamos modificarlas.

 

Reuniones de trabajo, título

Las reuniones de trabajo son herramientas valiosas para alcanzar objetivos, pero muchas veces resultan tediosas e improductivas.

¿Para qué nos reunimos? Y ahora, ¿qué hacemos?

¿Qué larga, no terminaba más? ¿Qué quisieron decir?

¡Muy bueno el café expreso!

¿Muy bueno el café expreso en una reunión de trabajo, esta es la conclusión, esto es lo que sacamos en limpio?

Algunas reuniones se realizan para conversar, intercambiar ideas u opiniones, olvidando las ventajas más importantes que nos proveen.

¿Vale la pena invertir dinero, tiempo y esfuerzo?

Según Ezequiel Ander-Egg, en su libro Cómo hacer reuniones eficaces:

“Las reuniones, cuando son poco productivas o poco gratificantes,

transmiten la sensación de inutilidad”

Todas las reuniones de trabajo tienen un costo y las desventajas de este tipo de reuniones vacías son muchas.

  • Costos improductivos
  • Desperdicio de tiempo
  • Pérdida de enriquecimiento
  • Anulación de la posibilidad de crecimiento, conocimiento y participación
  • Sensación de desgano, malhumor y enojo

Podemos determinar el costo-beneficio de la reunión para tomar conciencia de lo que se escapa sin advertirlo.

¿Cómo?

Si es monetario, sumando los siguientes conceptos:

  • Número de personas (personal o dueños) que participan en la reunión de trabajo
  • Tiempo que permanecen en ella
  • Valor de su salario por hora.
  • Gastos de preparación
  • Otros costos como: alquiler de la sala, luz, fotocopias, refrigerio, etc.

Más allá del costo monetario, está el costo psicológico de los participantes que influye en su estado de ánimo y, predisposición para concretar propuestas, acuerdos y contribuir en próximas reuniones.

Si las reuniones de trabajo son productivas, tienen clima agradable, participación de los asistentes, propuestas y acciones, el costo-beneficio y el costo psicológico son positivos.

Si las reuniones de trabajo son improductivas, hay desorden, carece de objetivos concretos, produce malhumor y desaliento, no hay propuestas ni acciones, el costo beneficio y el costo psicológico son negativos.

Parece algo simple de decir y pensar, pero muchas veces nos olvidamos de estos conceptos básicos.

Los efectos de una reunión improductiva se sienten durante su transcurso, así también, con posterioridad y son acumulativos.

¿Cuáles son los factores que contribuyen a la improductividad?

Los 20 errores más comunes en las reuniones de trabajo se pueden producir:

  • Antes de la reunión
  • Durante el desarrollo de la reunión
  • Después de la reunión

Antes de la reunión de trabajo

Algunos factores que no tomamos en cuenta contribuyen y generan otros sucesos que favorecen la improductividad.

  • 1.-No hemos preparado el orden del día.
Orden del día

Datos básicos en un orden del día

Indicar el tema y cómo será el orden de los asuntos a tratar facilita las intervenciones durante las reuniones de trabajo. Explicar el fin y distribuir el material adecuado favorece el desarrollo de la reunión. No es conveniente que los asistentes lleguen sin conocer de qué se hablará.

  • 2.-En la convocatoria, no hemos explicado suficientemente los motivos y objetivos ¿por qué reunirnos?

Muchas veces, no se tiene en claro cuál es la razón de la reunión, las intenciones, para qué se convoca, qué se espera de cada uno de los participantes. Los asistentes pierden tiempo tratando de entrar en tema.

  • 3.-No hemos preparado con anticipación las intervenciones

Dejar las intervenciones “a lo que surja” puede provocar un grave desorden y trastocar la agenda de trabajo. La mejor opción es prepararlas sobre la base de los objetivos y la documentación pertinente. Esto garantiza un equilibrio en la participación y tratamiento de los temas.

  • 4.-No hemos proporcionado suficiente material o documentación que se necesita conocer de antemano

Comenzar diciendo: “A todos les ha llegado el reporte…” ¿Les ha llegado? ¿Tuvieron tiempo de investigar el tema a tratar? Algunos lo conocen y otros no, esto provoca una ausencia de conocimientos para debatir.

Tenemos que determinar si es conveniente que los asistentes consulten información y, asegurarnos de proporcionarlas en tiempo y forma.

  • 5.-No utilizamos un lugar apropiado: es muy ruidoso, posee poca luz, es pequeño, es grande, está poco ventilado, etc.

Acondicionar el espacio donde se llevará a cabo la reunión contribuye, sin lugar a dudas, a crear un clima agradable y favorecer a su éxito.

Si el lugar es pequeño o muy grande para los asistentes, falta luz o ventilación, temperatura desagradable, muy cerrado o malos olores son factores estresantes, a tener en cuenta.

  • 6.-El orador o coordinador no está capacitado en forma adecuada

Hablamos no solo de capacitado para dirigir las reuniones de trabajo, sino a esa convocatoria específicamente. Debe conocer las herramientas, los tiempos, el orden del día, las secuencias, la información necesaria de cada asunto a tratar. Una mala conducción desorienta y no conduce hacia  los objetivos propuestos.

Durante la reunión de trabajo 

  • 7.-No creamos una atmósfera positiva y agradable para promover el desempeño de todos los concurrentes

Si podemos dedicar unos minutos, al inicio de la reunión, a conversar en forma informal y amistosa para establecer vínculos, predisponemos la creación de un buen clima para interactuar.

  • 8.-Los participantes no saben concretar

Hablan demasiado, se van por las ramas, cambian de tema, no se pueden enfocar, no hay propuestas. Existen personas que les gusta hablar en reuniones para estar en primera plana y provocan distracciones que nos alejan de los temas principales.

  • 9.-Inconvenientes con los medios audiovisuales

No funcionan correctamente y perdemos tiempo en solucionar los desperfectos. No sabemos cómo utilizarlos, hacemos esperar y creamos distracciones innecesarias.

  • 10.-Falta de disciplina

Todos los participantes hablan a la vez y crean uno o varios focos de atención, que hacen difícil concentrarse en el orador y en las intenciones de la reunión.

  • 11.-Los puntos del orden del día no se respetan y se producen confusiones o se proponen soluciones cuando el tema no está tratado en detalle
  • 12.-Las intervenciones no se relacionan con el asunto que se está considerando

Es perjudicial, sobre todo cuando algunos asistentes siguen su diálogo y se alejan de los objetivos planteados para las reuniones de trabajo.

  • 13.-Las llegadas tarde producen malestar

El retraso de algunas personas crea interrupciones y, generalmente, realizan preguntas o plantean asuntos que ya hemos deliberado.

  • 14.-Inadecuado desempeño del coordinador

Si emite juicios de valor puede llevar a la discordia o a la ausencia de participación de los asistentes. Si es muy formal, el clima se hace denso y las ideas no surgen.Si es liberal o laissez–faire, la confusión puede ser el orden del día.

  • 15.-Deseo de protagonismos de algunos participantes crea enfrentamientos, aburre y enoja

El rol del moderador queda en segundo plano. Se cae en el malestar y la falta de disciplina. 

  • 16.-Los participantes carecen de escucha activa

No tienen disposición para escuchar, están presentes, oyen, pero no pueden comprender ni enterarse de lo que propone la persona que habla. Esto dificulta las conversaciones, las propuestas y la calidad de la reunión.

  • 17.-La intolerancia, tanto de los participantes como del moderador

No se respetan las intervenciones de la otra persona y tratan de imponer su punto de vista. Hay discusiones, nerviosismo y enojos. Se desvirtúa la finalidad de las reuniones de trabajo: compartir puntos de vista, enriquecerse con argumentaciones y llegar a objetivos claros.

  • 18.-Los asistentes no tienen capacidad de diálogo. Este punto está relacionado con la tolerancia y la escucha activa

Un diálogo implica un intercambio de razonamientos y de explicaciones. No es un intercambio de monólogos en los que cada una de las personas intenta justificar su propio punto de vista.

Se oye pero no se termina de escuchar, ni de aceptar alguna posibilidad de nueva idea en las palabras de la otra persona. Sucede en las reuniones y la tarea del coordinador es encauzar estos problemas para evitar tensiones, agotamientos, rencores y males mayores.

“Una buena conversación debe agotar el tema, no a sus interlocutores”

Winston Churchill

Después de la reunión de trabajo

Se producen propuestas, son interesantes, existe muy buen clima laboral, pero no se traducen en acciones concretas, luego de terminada la reunión.

Puede ser que:

  • 19.-Directamente no las llevemos a cabo
  • 20.-Exista un contraste entre lo que hemos hablado en la reunión y lo que realizamos efectivamente

E. Ander-Egg, dice:

“Todo lo que se quiere o se «decide» hacer es en realidad un «quisiera», una simple«intención» de hacer

 

¿Cómo podemos determinar si una reunión de trabajo fue útil o fue inútil? 

  • Por las propuestas concretas
  • Por lo que hemos llevado a la práctica
  • Por lo que hemos cumplido, de todo lo que se habló

 

¿Por qué realizar reuniones de trabajo improductivas si pueden ser muy productivas?

Cómo podemos prevenir estos errores

Con estas 4 soluciones, que se desprenden de la lista de errores, aplicadas en cada momento de la reunión, nos conduciremos con éxito hasta alcanzar las intenciones deseadas.

  • 1.-Preparar en forma adecuada la convocatoria
  • 2.-Emplear materiales y herramientas convenientes para convertir las reuniones en productivas y gratificantes
  • 3.-Coordinar, incentivar y conducir las reuniones de trabajo. Crear una atmósfera positiva y agradable
  • 4.-Realizar lo que hemos acordado en la reunión, traducir lo que hemos hablado en acciones. Las actividades, en este punto,consisten en:

-Redacción y distribución del informe con las propuestas

-Seguimiento de las decisiones tomadas y de las tareas a realizar

 

“Una reunión de trabajo no ha logrado su producto final hasta que

no se haya realizado —o al menos se esté realizando— lo acordado en ella.”Ezequiel Ander-Egg

 

Una vez que iniciemos este método, de forma rutinaria, será más fácil recordarlo y, las reuniones de trabajo se traducirán en productivas con muy buenos beneficios.

 

Infografía, 20 errores y 4 soluciones en la reuniones de trabajo

 

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Apasionada por el Marketing digital. Me dedico al Marketing de contenidos, al Inbound, a Social Media y a la Transformación digital de Pymes.

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